Entgegen verbreiteter Auffassung kann der Notar die Gebühren für seine Tätigkeiten nicht nach freiem Ermessen erheben. Ihm ist vielmehr gesetzlich genau vorgegeben, wofür er was abzurechnen hat. Der Notar kann diese Gebühren weder eigenmächtig erhöhen, noch ist es ihm erlaubt, auf Gebühren zu verzichten. Auch ist es Notaren untersagt, Honorarvereinbarungen abzuschließen. Mit anderen Worten: der Notar ist verpflichtet, die gesetzlich vorgeschriebenen Gebühren und Auslagen zu erheben, nicht mehr, aber auch nicht weniger.
Sämtliche Kostentatbestände sind nunmehr im Gesetz über Kosten der freiwilligen Gerichtsbarkeit für Gerichte und Notare (Kurz: GNotKG) definiert, und nur für die dort im Kostenverzeichnis aufgeführten Tätigkeiten dürfen Gebühren erhoben werden. Die Höhe der Notarkosten richtet sich nach der Bedeutung und dem Wert des Geschäfts. Konkret bedeutet das, dass sich die Gebühr nach der vom Geschäftswert abhängigen Gebührenstaffelung des GNotKG richtet. Außerdem sieht das Gesetz für bestimmte Tätigkeiten wie z.B. Entwurfs- oder Beratungstätigkeiten Rahmengebühren vor.
Das Gebührensystem des Gerichts- und Notarkostengesetzes ist vom Gesetzgeber bewusst so gestaltet, dass sich jeder Bürger einen Notarbesuch zur Beratung und/oder Vertragsgestaltung leisten kann, da viele Amtstätigkeiten nicht kostendeckend durchgeführt werden. Im Rahmen einer Beurkundung ist zudem die notarielle Beratungstätigkeit in der Beurkundungsgebühr enthalten. Ob der Ratsuchende dabei einmal oder mehrmals zum Notar geht, ob die Angelegenheit fachlich eher leicht oder schwierig ist, spielt dabei keine Rolle. Für einige Tätigkeiten darf der Notar zudem gar keine Gebühren erheben (z.B. Vaterschaftsanerkennung).
Auch bei Notartätigkeiten, die möglicherweise mit mehreren hundert Euro zu Buche schlagen und damit auf den ersten Blick hoch erscheinen, sollte sich der Ratsuchende darüber im Klaren sein, dass im Einzelfall eine Klärung der Angelegenheit auf gerichtlichem Wege sehr viel mehr kosten kann, bedingt durch zusätzlich anfallende Gerichtskosten oder Vergleichsgebühren des Rechtsanwalts. Dies gilt insbesondere dann, wenn ein Prozess über mehrere Instanzen geführt wird. Hinzu kommen die nicht in Geld aufzuwiegende zeitliche und nervliche Belastung eines gerichtlichen Verfahrens und der stets ungewisse Ausgang. Oder man denke an das Thema „Vererben“: Wie viel Geld und Ärger kann den Erben erspart bleiben, wenn von vornherein ein eindeutiges und „richtiges“ Testament bzw. ein Erbvertrag erstellt wird.
