Die Gründung einer Gesellschaft sollte gut überlegt und vorbereitet werden. Der erste wichtige Schritt besteht darin, für das geplante Unternehmen die richtige Gesellschaftsform zu finden. Hier spielen vor allem steuerliche Gesichtspunkte eine gewichtige Rolle. Ein Steuerberater sollte daher frühzeitig in die Unternehmensplanung einbezogen werden. Hat man sich für die Unternehmensform der Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) entschieden, dann sind eine Reihe von Gründungsschritten zu durchlaufen.
Vorüberlegungen
Zu den Vorüberlegungen gehören neben den steuerlichen Aspekten auch Fragen wie Stammkapitalhöhe und Gesellschaftszweck. Soll die GmbH mit der obligatorischen Mindeststammeinlage von 25.000 Euro gegründet werden, oder ist es sinnvoll und geboten, die Kapitaldecke von Beginn an besser auszustatten? Dies kann vor allem dann eine Rolle spielen, wenn größere Investitionen geplant sind. Eine höhere Stammeinlage verbessert die Bonität, nicht selten verlangen Banken ein höheres Stammkapital, bevor sie Kredite zur Verfügung stellen. Zu entscheiden ist zudem, ob das Stammkapital in voller Höhe, oder zunächst nur hälftig eingezahlt werden soll.
Auch der Gesellschaftszweck sollte gut durchdacht sein. Zwar kann man diesbezüglich die Satzung jederzeit ändern und ergänzen, dies ist allerdings mit Kosten verbunden, da satzungsändernde Beschlüsse der notariellen Beurkundung bedürfen. Zudem ist vorab zu klären, ob für die geplanten unternehmerischen Tätigkeiten staatliche Genehmigungen erforderlich sind (z.B. bei Bankgeschäften, bestimmten Finanzdienstleistungen, Baudienstleistungen etc.). Dies spielt zwar für das reine Gründungsverfahren bei Notar und Handelsregister keine Rolle, spätestens bei der Gewerbeanmeldung sind die Genehmigungen jedoch nachzuweisen. Es empfiehlt sich insoweit, diese frühzeitig zu beantragen, da der Geschäftsbetrieb ansonsten nicht aufgenommen werden kann.
Wichtig ist auch der Name der Gesellschaft (Firma). Hier sollte vorab ermittelt werden, ob der gewünschte Name registertauglich ist, und ob ggf. Verwechslungsgefahr mit bereits bestehenden Unternehmen zu befürchten ist. Es besteht die Möglichkeit, den gewünschten Namen vorab bei der IHK prüfen zu lassen.
Geklärt werden muss zudem, wer die Geschäftsführung übernimmt. Dies können die Gesellschafter tun, es kann aber auch ein Nichtgesellschafter berufen werden. Festzulegen ist dabei auch, welche Befugnisse der jeweilige Geschäftsführer haben soll.
Notarielle Beurkundung
Soweit die notwendige Vorplanung abgeschlossen ist, können sich die Gründer an einen Notar wenden. Dieser wird auf Grundlage ihrer Vorstellungen eine Gründungsurkunde nebst Gesellschaftssatzung entwerfen. Die Entwürfe sollten sodann noch einmal dem Steuerberater vorgelegt werden, da ein Notar grundsätzlich keine steuerlichen Gesichtspunkte prüft. Gibt es auch von dort aus keine Änderungs- oder Ergänzungswünsche, dann kann der Gesellschaftsvertrag beurkundet werden.
Kontoeröffnung und Einzahlung der Stammeinlage
Die Gesellschafter sollten sich unmittelbar nach der Beurkundung um die Eröffnung des Geschäftskontos kümmern, damit die Stammeinlage zeitnah eingezahlt werden kann. Die Leistung eines jeden Gesellschafters auf die Stammeinlage sollte dabei so erfolgen, dass sie eindeutig und nachweisbar ist. Im Falle einer Insolvenz wird ein Insolvenzverwalter stets als erstes prüfen, ob die Stammeinlagen ordnungsgemäß aufgebracht worden sind. Ist dies nicht der Fall, wird er die Beträge von den Gesellschaftern einfordern. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass die auf die Stammeinlage eingezahlten Beträge nur für gesellschaftliche Zwecke verwendet werden dürfen. Zieht ein Gesellschafter den eingezahlten Betrag wieder ab, dann gilt auch in diesem Fall die Einlage nicht als ordnungsgemäß erbracht.
Handelsregisteranmeldung
Die Gründung der GmbH ist sodann beim zuständigen Handelsregister anzumelden. Die Anmeldung müssen von dem oder den Geschäftsführern unterschrieben werden. Da die Geschäftsführer in diesem Zusammenhang auch versichern müssen, dass die Stammeinlage eingezahlt ist und ihnen uneingeschränkt zur Verfügung steht, sollte die Handelsregisteranmeldung erst eingereicht werden, wenn die Stammeinlage auch tatsächlich ordnungsgemäß eingebracht worden ist. Die Anmeldung wird vom Notar elektronisch beim Handelsregister eingereicht, zusammen mit der Gesellschafterliste, die Auskunft über die Gesellschafter und ihre Geschäftsanteile gibt.
Das Registergericht prüft sodann die eingereichten Unterlagen, kommt es nicht zu Beanstandungen, wird die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen. Erst mit ihrer Eintragung erlangt die GmbH voll Rechtskraft und Haftungsbeschränkung. Wer vorher im Namen der Gesellschaft handelt, haftet noch voll persönlich.
Gewerbeanmeldung und Steuernummer
Spätestens nach der Eintragung im Handelsregister muss die Anmeldung beim zuständigen Gewerbeamt erfolgen, was in den Aufgabenbereich des Geschäftsführers fällt. Ggf. sind weitere Anmeldungen, z.B. bei Berufsgenossenschaften, erforderlich.
Da die Notare jede GmbH-Gründung dem zuständigen Finanzamt anzeigen müssen, senden diese der Gesellschaft in aller Regel automatisch einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zu. Dies ist die Voraussetzung zur Erteilung der Steuernummer.
